PMS hôtel/restaurant cloud ou non cloud : comment choisir le bon logiciel de gestion ?

Sélectionner le bon PMS ou logiciel de gestion pour votre hôtel, restaurant ou hôtel/restaurant n'est jamais un choix simple. De nombreux critères entrent en ligne de compte (nous vous en parlons d'ailleurs régulièrement dans ces articles), dont celui de savoir si l'on doit opter pour une solution logicielle en cloud connectée à internet ou en local. Alors comment choisir ? Nous avons consacré un webinaire à ce sujet pour vous aiguiller, voici les principaux points à retenir.

Qu’est-ce que le cloud en hôtellerie et en restauration ?

Avant toute chose, il paraît important de comprendre un peu plus en détails ce qu’est le cloud et à quoi il sert. Un logiciel cloud est tout simplement une solution qui est hébergée à 100% sur internet, ce qui permet une connexion rapide et facile depuis un navigateur web. Vous pouvez accéder à votre outil à partir de la 3G, 4G, 5G, ADSL ou Fibre. Vous avez donc accès à votre PMS hôtelier sur ordinateur, tablette et même mobile, si celui-ci propose des versions adaptées à ces différents appareils bien sûr !

La technologie cloud est utilisée en hôtellerie, restauration depuis maintenant plus de 10 ans, les produits disponibles sur le marché sont donc fiables, modernes et facilitateurs d’expérience pour les équipes et pour le client final. C’est une solution abordable, à la connectivité simplifiée et les formations permettent une appréhension efficace de l’outil. Les sauvegardes sont assurées régulièrement et avec en général plusieurs back-up pour ne perdre aucune donnée.
Les tarifs sont assez clairs, et selon les modèles vous ne payez en général qu’un seul abonnement mensuel. Il s'agira cependant de vérifier qu'il n'y a pas de coût caché. L’assistance téléphonique, les mises à jour et les différents besoins adaptés à votre demande peuvent ou non être compris dans le tarif mensuel, cela dépend des PMS et des logiciels hôteliers.

Quels sont les bénéfices d'un PMS Cloud pour un hôtel ou un restaurant ?

Les données sont partagées en temps réel et centralisées dans une interface unique. Il suffit de se connecter à internet pour accéder à votre PMS en ligne, selon les droits qui vous sont attribués. Le PMS et ses fonctionnalités sont disponibles partout, et sur tous les types de supports grâce au cloud : il est donc très pratique pour les équipes de consulter les informations de chaque client ou sur l'établissement depuis n’importe quel appareil.

Tout ceci permet également de rendre l’expérience client plus simple. Votre staff peut être équipé de tablettes pour accueillir le voyageur, il accède facilement à la réservation pour faire le check-in, check-out, réserver un massage au spa ou encore une table au restaurant. Encore une fois, ces fonctionnalités dépendent de ce que propose le PMS et ne sont pas directement reliées au cloud.
C'est également une façon différente de travailler, d'accéder aux informations partout, tout le temps et de profiter des mises à jour automatiques de version sans avoir à intervenir.

La facilité de connexion à distance des PMS en mode cloud est un avantage non négligeable pour les gestionnaires d’hôtels et restaurants multi sites et multi établissements : vous pouvez vous connecter facilement sur l’interface de l’hôtel de votre choix pour valider une réservation ou consulter les statistiques en direct, même si vous n'êtes pas sur place. Ce mode de fonctionnement en ligne du PMS a montré tout son intérêt lors de la crise sanitaire qui ne permettait pas toujours aux équipes ou gestionnaires d'établissements hôteliers d'être physiquement présents. Un PMS en cloud aide également tout le personnel à respecter les gestes barrières avec les clients comme en interne : transmission d’une information via l’outil au lieu de se déplacer, autonomie accrue des clients et du personnel etc.

Un PMS 100% web comme Asterio facilite l'interfaçage avec d'autre solutions cloud de yield et revenue management, de maintenance, de contrôle d'accès, de relation client etc. Cette connectivité permet l’accès à tous les outils dont vous avez besoin à travers le (bon) PMS en ligne.

Parmi les PMS en cloud, le logiciel Asterio est l'un des très rares à être multiactivité : la solution de gestion Asterio prend en charge les activités de l'hôtellerie et de la restauration grâce à des modules transverses qui permettent tout avec un seul PMS : cardex client unifié, planning de toutes les activités, éditions et statistiques agrégées, commercialisation pilotée avec un seul outil et bien d'autres fonctionnalités. L’expérience Asterio c’est la nouvelle solution cloud, 100% digitale : un assistant multifonction qui va vous faciliter le quotidien et embellir celui de vos clients, en un seul environnement !

Evolutivité, mobilité et facilité, sont les 3 mots pour résumer la réelle opportunité que représentent le cloud et la solution Asterio.

Et les solutions de gestion et PMS hôteliers en local ?

Si pour vous le cloud est une solution qui ne vous paraît pas adaptée ou que vous ne souhaitez pas un tel mode de fonctionnement, vous avez tout à fait la possibilité de gérer votre hôtel et restaurant grâce à un PMS local. Il s’installe sur votre réseau interne, sur plusieurs ordinateurs et est donc en quelques sorte "physiquement" présent au sein de votre établissement.

Même si les PMS en local et non full web ont une ergonomie généralement plus simple qu’un PMS cloud, en termes de fonctionnalités ils peuvent tout à fait proposer des modules de commercialisation, de réservation, de gestion, de facturation etc. La différence se trouve sur l'infrastructure nécessaire, les montées de version et le fait que vous accédez à votre PMS d'hôtel ou de restaurant depuis l'appareil où est installé le logiciel de gestion.
Un logiciel de gestion et PMS en local peut également se connecter aux systèmes de vos partenaires. Cette option peut donc constituer une très bonne entrée en matière pour évoluer ensuite vers des logiciels de gestion en cloud. Ou alors être la parfaite solution pour les hôtels qui souhaitent un PMS simple, efficace, économiquement performant et validé par les acteurs hôteliers du marché depuis de longues années comme Winhôtel neo.

Ce PMS hôtelier qui a fait ses preuves a été relooké et modernisé pour un parcours client plus fluide et vous faire gagner du temps. Nous travaillons en collaboration avec des hôtels partenaires pour construire avec vous les fonctionnalités qui facilitent votre métier comme la dématérialisation des factures, l'application mobile incluse, une page d'accueil conviviale avec raccourcis, widget et navigateur internet intégrés pour accéder rapidement à vos tarifs en ligne de chambre par exemple.

Qui dit PMS local ne dit pas pour autant moins sûr : par exemple Winhôtel neo comprend la sauvegarde de vos données sur le cloud pour que vous ne les perdiez jamais en cas de soucis informatiques et un service de surveillance de vos postes informatiques. Le modèle économique est également proche de celui des logiciels de gestion en cloud, Winhôtel neo fonctionne sous un principe d'abonnement et non de licence comme c'est souvent le cas avec les PMS installés en local dans les hôtels et/ou les restaurants. L'investissement initial est donc réduit.

Notre conseil aux hôteliers et restaurateurs pour bien choisir leur PMS

Comme vous l’avez compris, les deux solutions à savoir PMS en cloud et en ligne ou alors un logiciel de gestion installé en local, apportent des réponses à des besoins différents : ils sont donc tous deux pertinents pour différents types d’hôtels et restaurants.

Avant d’investir dans un PMS, cloud ou non, notre meilleur conseil est de tester l’outil !
En effet, celui-ci sera utilisé quotidiennement par vous et par vos équipes pour tous les aspects de gestion, de commercialisation et de fonctionnement de votre hôtel : il est donc primordial que vous vous sentiez 100% à l'aise avec la solution qui vous est proposée.

C’est pourquoi chez Sequoiasoft, nous prenons le temps de vous expliquer toutes les options de nos différents PMS. En tant qu'entreprise française, nous avons fait le choix de développer 6 bureaux à travers la France pour vous accompagner en proximité dans le conseil, la mise en place, le paramétrage et la maintenance de votre outil de gestion PMS. Les équipes à vos côtés sont des professionnels de l’hôtellerie et de la restauration, ils sont donc experts dans votre domaine et peuvent vous aiguiller rapidement et efficacement. N’hésitez plus et contactez-nous pour que nous vous conseillions dans votre démarche d’équipement en PMS, cloud ou non !

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