ReferenceCamping.com : logiciels gestion de camping, un véritable bras droit

En savoir plus

En savoir plus

Le métier de gestionnaire de camping évolue constamment et un logiciel de gestion de camping permet aujourd’hui de gagner en temps, en fiabilité, en efficacité et même d’accroître sa commercialisation !
Alors, encore au papier-crayon ? Vous allez changer d’avis !

Certes, un logiciel de camping, avec toutes ses fonctionnalités et son coût, peut faire peur et s’apparenter à une usine à gaz. Mais prenez un peu de temps pour vous y intéresser et vous en serez aussi convaincus que nous : le
logiciel de gestion de camping s’avère être un véritable bras droit.
Pourquoi ? Grâce aux spécificités du camping qui ont été réellement prises en compte. L’idée est d’alléger du temps sur les tâches administratives, souvent fastidieuses, pour mieux gérer l’aspect commercial, et ainsi développer
une politique marketing soutenue. Les trois gestions sont liées ! Le logiciel permet un gain de temps, de productivité, une satisfaction client, une progression en termes de chiffre d’affaires, de taux d’occupation, un meilleur suivi comptable, des réservations gérées en temps réel…

Gestion administrative : un gain de temps optimal pour les campings

Planifier, Gérer… Le logiciel de gestion répond à toutes les obligations administratives, offre une lisibilité immédiate sur la comptabilité et une meilleure gestion financière.

Saisie des statistiques Insee, des taxes de séjour, calcul de la TVA et ses petites contrariétés (avec les variations du taux selon le produit…), gestion des cautions, des bons Vacaf… Toutes ces tâches fastidieuses prennent du temps.
Le logiciel de gestion de camping permet d’automatiser les tâches et de planifier les besoins quotidiens : de la révision de la plomberie d’un locatif au passage de la femme de ménage. Un logiciel permet aussi d’adjoindre à son journal les ventes
de mobil-home, par exemple, mais surtout, d’enregistrer toutes les recettes des commerces annexes et de les affecter sur les séjours des clients du camping.

On peut aussi proposer au client de régler ultérieurement, de regrouper les remises de chèques, bien sûr, mais cela offre surtout une visibilité financière instantanée sur toute l’activité de son établissement. Afin d’optimiser la bonne gestion administrative, il est donc important de connaître tout ce qui gravite autour du besoin de gestion. D’où l’intérêt des passerelles avec d’autres logiciels. Bien armé au quotidien, vous voilà fin prêt pour passer à la suite des opérations et profiter des atouts de commercialisation que promet le logiciel camping.

Gestion commerciale : suivre le client de A à Z

De la réservation à l’envoi des vœux, tout est prévu pour faciliter la relation client, définir une politique tarifaire fiable et gagner en productivité. Le logiciel de gestion de camping permet avant tout de planifier et d’avoir un regard immédiat sur l’activité de son camping. Fini le cauchemar du surbooking… Ensuite, il automatise le calcul du prix du séjour du client, un atout indéniable vu la multiplicité des tarifs utilisés. Plus de risque d’erreur de calcul selon la saison, les promos ou type de locatif, le logiciel pour camping est paramètré pour sortir le juste prix.

L’outil offre aussi un suivi de A à Z du client. Avec le logiciel de gestion, on peut ainsi envoyer les contrats de location, devis, courriers, relances, facture… directement par mail, retrouver le détail de tous les échanges et avoir un suivi si le client appelle. Lequel peut même devenir reconnaissable, à l’autre bout du fil, via la photo enregistrée lors son dernier passage par la webcam de la réception. Cette personnalisation passe aussi par l’envoi de courriers ou d'e-mails individualisés, réduisant par ailleurs les coûts. Le client peut également être informé d’une soirée dans le camping, ou bien recevoir une carte de vœux numérique, histoire d’entretenir le lien l’hiver venu… Enfin, on peut envoyer un questionnaire de satisfaction avec Sequoiasoft.

On peut aujourd’hui centraliser toutes les réservations sur le planning, qu’il s’agisse de réservations en direct par téléphone, mail, du site du camping ou de TO, ce qui constitue un gain de temps indéniable. Une nouvelle opportunité, aussi, pour vendre mieux…

Gestion marketing : mieux vendre

Au-delà de sa fonction initiale de gestion, le logiciel permet d’analyser les données, d’établir des bilans et de mieux remplir son planning. S’appuyer sur cet outil permet de mieux conduire la ligne à suivre.

« On ne se positionne pas comme un outil de gestion. L’idée, c’est d’attirer le client puis de le gérer. » Pas un outil d’exploitation, mais de commercialisation ? Cyrille Cottin, directeur commercial et marketing de Sequoiasoft, insiste sur cette plus-value qu’apportent aujourd’hui les logiciels. Bien au-delà d’un support technique, il s’agit d’une aide à la vente, grâce aux solutions commerciales qui ont été développées. Comment ? Grâce à l’analyse des statistiques.

Compilées pour un bilan de fin de saison, elles sont aussi un outil d’action pro-actif, avec une remontée des informations utiles, grâce à ses Widgets personnalisables. On voit ainsi immédiatement où en est l’activité sur le tableau de bord « réception » et « réservation » (derniers clients traités, demandes en attente, occupation, tranches d’âge etc.)... Pourquoi s’intéresser aux statistiques ? Tout simplement parce qu’elles permettent de mieux connaître ses clients, et donc de les cibler. De quoi prévoir sa future activité et prendre les bonnes décisions pour fidéliser (lancer des promotions et en informer ses prospects et clients via mailing).

Optimiser le remplissage

L’intégration des ventes permet aussi de les doper. « Un logiciel permet de progresser en termes de taux d’occupation. On gagne entre 5 et 10 % avec nos produits » promet Cyrille Cottin. Le logiciel est donc susceptible de booster le chiffre d’affaires. Il est donc primordial, avant de choisir un logiciel de gestion, de s’interroger sur le mode de fonctionnement de son camping : quelle est la proportion de locatifs et de résidentiels ? Quelle est la part des TO dans ses réservations ? Cyrille Cottin insiste : « il faut s’interroger sur ses besoins dans trois ans. Cela va-t-il me servir ? » La croissance du chiffre d’affaires n’en sera que meilleure.

Comment choisir son logiciel de gestion de camping ?

Pour une chaîne de campings, il sera préférable d’opter pour un logiciel multiposte, avec une centralisation des données. Pour autant, un petit camping peut bénéficier des mêmes fonctions qu’un grand. Simplement, les fonctionnalités qu’il n’utilise pas peuvent être masquées pour ne pas gêner son travail au quotidien.

L’ergonomie
Les codes couleur permettent ce repérage. Le mieux est de tester vous même.

La souplesse
Les logiciels proposent des passerelles avec les TO, réunissant toutes les réservations, sans re-saisie des informations.

La simplicité
Pas d’usine à gaz, mais un outil simple, qui peut être utilisé par des saisonniers pour gérer des arrivées. Pour autant, ne négligez pas la formation, que les éditeurs proposent en général sur deux jours, afin d’assimiler les fonctions et maîtriser l’outil… et d’éviter les appels incessants au SAV.

Le SAV
Le service indispensable avec un contrat de maintenance et d’accompagnement, qui comprend les appels, la mise à jour du logiciel, l’aide et l’écoute sur les besoins.

La liberté
Avant tout, bien s’interroger sur la sortie : peut-on changer facilement de logiciel de gestion de camping ? En annexant des services à son logiciel, avec des fournisseurs particuliers (barrières d’accès, logiciels de comptabilité ou systèmes de réservation par internet), on prend le risque de ne plus pouvoir travailler avec un autre outil, à moins de changer tout le matériel (notamment pour les barrières de sécurité). Ensuite, il faut s’assurer que l’on peut travailler avec d’autres interfaces. La plupart des fichiers est ouverte et permet ces passerelles avec des centrales de réservation.

La sécurité
Enfin, attention à la sauvegarde ! Pour parer le bug informatique ou la panne matériel, il est primordial de sauvegarder toutes ses données. À ce titre, Sequoiasoft a une longueur d’avance, fort de son statut d’hébergeur. Enfin, attention au contrôle d’accès si plusieurs personnes utilisent le logiciel.

L’évolution
Enfin, point majeur : comment évolue le logiciel de gestion de camping ? Il ne doit pas être figé, afin d’intégrer de nouvelles fonctionnalités et s’adapter à l’évolution de la législation. Il doit pouvoir répondre aux nouveaux besoins qu’un camping peut avoir, d’une année sur l’autre. Le logiciel doit également être mis à jour régulièrement pour tous les utilisateurs. De façon unanime, les éditeurs entretiennent le dialogue avec leurs utilisateurs, l’échange étant nourri des au quotidien et de la prise en compte des besoins.